Un responsable du service affaires générales (H/F)

- Administratif

  • Date de fin de candidature : lundi 15 mai 2017 // Poste à pourvoir le : vendredi 01 septembre 2017
  • Type de contrat : Poste vacant

Placé(e) sous l’autorité du directeur de la vie sociale et citoyenneté, vous avez en charge 16 agents. Vous participez à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques municipales.
Vous organisez et vous êtes le garant de la qualité de l’accueil et du service rendu à l’administré sur les divers sites de la ville. Vous apportez des réponses appropriées aux questions et démarches des administrés, dans le respect de la législation en vigueur. Vous veillez à la bonne tenue et gestion des registres d’état civil. Vous assurez l’organisation des élections dans le strict respect de la législation.

 Missions :

A ce titre, vous devrez :

  • Encadrer et assurer le management d’une équipe de 16 personnes ; 
  • Gérer le budget et la comptabilité du service ;
  • Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité) ;
  • Assurer une veille juridique et réglementaire ;
  • Coordonner l'élaboration du rapport d'activité ;
  • Sensibiliser les élus et les services sur les risques encourus par la collectivité ;
  • Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes ;
  • Superviser l'entretien et la maintenance des cimetières communaux et de l’annexe de Crépieux ;
  • Développer des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus ;
  • Établir des rapports et bilans d'activités ;
  • Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
  • Analyser et exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
  • Piloter les différents accueils de la collectivité (2 sites dont l’Hôtel de ville)
  • Porter l'animation de la démarche d'amélioration interne de l'accueil
  • Mener la réflexion sur la modernisation de la relation à l’usager, en participant notamment à la mise en place de l'outil de Gestion de la Relation Citoyens (GRC)
  • Gérer l'état civil ;
  • Organiser les élections ;
  • Gérer la Mairie annexe de Crépieux et l’Agence postale communale ;
  • Suivre le partenariat avec le Pôle Funéraire Public

De plus, vous serez garant de l’efficacité des actions de votre service menées dans le cadre de la labellisation Citergie

Profil :

  •  Vous disposez, de préférence, d'une première expérience en management d’équipes.
  • Vous possédez, en outre, de bonnes capacités d'analyse et de synthèse et vous maîtrisez les différents outils informatiques.

 Compétences souhaitées :

  • Formation Juridique / connaissances en droit : droit civil, législation funéraire, code électoral, nationalité.
  • Connaître les process de gestion de la relation usagers (amélioration de la qualité et de la  fluidité, stratégie multicanal, écoute usagers, mesure de satisfaction…)
  • Connaissance des logiciels Word, Excel, Adagio, Gescime et Siècle
  • Aptitude à manager une équipe et à piloter plusieurs secteurs
  • Gérer des situations de conflits ou d’urgence
  • Sens de l’accueil des administrés et sens de l’écoute.
  • Adaptabilité aux différentes situations et demandes.
  • Sens de l’écoute et du dialogue
  • Rigueur et organisation du travail
  • Disponibilité, discrétion professionnelle et esprit d’équipe.
  • Faire preuve de curiosité et suivre les évolutions juridiques notamment en matière de droit civil et de droit électoral

Exigences du poste :

  •  Travail en bureau avec déplacements fréquents;
  •  Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations du service public

 Comment postuler ?

  • Par courrier : envoyer lettre de motivation et CV avant le 15 mai 2017 à : Monsieur le Maire - Hôtel de ville - Direction des ressources humaines - 165 rue Ampère – 69140 Rillieux-la-Pape
  • Directement en ligne, cliquez sur le bouton POSTULER EN LIGNE