Un (e) Référent Polyvalent aux Affaires Générales (H/F)

- Accueil, Administratif

  • Date de fin de candidature : lundi 13 juin 2022 // Poste à pourvoir le : mardi 17 mai 2022
  • Type de contrat : Poste permanent // Temps de travail : 35 heures / Horaires : du lundi au vendredi de 8h20 à 12h et de 13h20 à 17h (si guichet)+ samedi matin travaillé par roulement de 8h30 à 11h45
  • Catégorie du poste : B - cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux
  • Lieu de travail : Accueil Marcel André, 165 rue Ampère

La commune de Rillieux-la-Pape, forte de 31 063 habitants traite annuellement 14 000 demandes d’actes d’état civil mais également près de 10 000 demandes de titres d’identité.
Le service des affaires générales est composé de 10 agents dont 3 référents traitant les questions relatives à l’état civil, aux affaires diverses, aux élections, au funéraire et aux titres d’identité.
Le poste de référent polyvalent aux affaires générales lui est rattaché.


Sous l’autorité du Responsable de service, le référent est chargé d’intervenir sur les questions complexes liées aux différents domaines d’activité.

Missions :

 Activités principales :

1) Instruire les actes d’Etat Civil :
- Naissances : Rédiger et vérifier les actes et assurer les procédures liées à la reconnaissance ;
- Mariages : contrôler les dossiers de mariage et s’assurer du bon déroulé de la publication à la célébration ; convocation aux auditions
- PACS : Procéder à l’enregistrement et la dissolution ;
- Assurer la tenue administrative des registres d’état civil : Gestion des avis de mention, mise à jour des registres, contrôle des rectifications et gestion des mentions complexe, ouverture/fermeture des registres

-Comedec (Communication Electronique de Données de l'Etat Civil): saisie des actes, impression et export

- Assurer la gestion des réclamations état civil ;
- Organiser des procédures de contrôle pour limiter les risques d’erreurs dans l’apposition des mentions, les remises de pièces... ;
- Assurer la veille juridique


2) Divers: Élections, funéraire, recensement militaire et agence postale

-cimetière et funéraire : gérer et suivre le cimetière et le funéraire, gérer les arrêtés municipaux, gérer de site Gescime

-recensement militaire : gérer les envois trimestriels

-élections : organiser les scrutins électoraux, gérer des courriers de radiation, gérer et suivre la commission de contrôle des listes électorales

-organisation du tirage des jurés criminels

- Traitement les plis d’huissier

 

3) Agence postale communale (par roulement):

-  Accueillir et informer le public (les matins du mardi au samedi)

-  Délivrer les produits et services postaux financiers

- Assurer la vente des produits (timbres, pack déménagement, enveloppes, emballages…)

-  Gérer les affranchissements, dépôts et retraits d’objets y compris recommandés

-  Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier

-  Transmettre au centre financier pour traitement direct, les demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne.

 

4) Activité ponctuelles, en cas d’absence d’un des agents:

- Accueil et information au public

 

Qualités :

 

-   S’adapter, analyser et gérer rapidement des situations imprévues, variées et liées aux contraintes inhérentes à l’accueil du public

 -   Traiter les dossiers avec rigueur et méthode

 -   Qualités relationnelles avérées : contact avec les administrés et les élus.

 -   Goût du travail en équipe, solidarité

 -   Disponibilité et discrétion

 

Compétences souhaitées:

 - Expérience administrative indispensable.

 -   Compétences juridiques requises en matière d’état civil et gestion des cimetières

 -   Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook)