Un (e) Assistante marchés publics et moyens transversaux H/F

- Administratif

  • Date de fin de candidature : samedi 04 juin 2022 // Poste à pourvoir le : lundi 06 juin 2022
  • Type de contrat : Poste permanent // Temps de travail : Temps complet : 37h30
  • Catégorie du poste : Catégorie C - cadre d'emploi des adjoints administratifs
  • Lieu de travail : Hôtel de ville - 165, rue Ampère 69140 Rillieux-la-Pape

Rillieux-La-Pape, commune de la Métropole de Lyon, forte de plus de 30 000 habitants est une ville en pleine expansion. Ainsi, la Mairie de Rillieux-la-Pape regroupe plus de 600 agents œuvrant quotidiennement pour le service public. En son sein, la direction Service des Moyens Transversaux est entre autres, en charge d’assurer la fonction achat visant l’optimisation des coûts et le respect des règles de la commande publique en vigueur.

Rattaché hiérarchiquement à la responsable des moyens transversaux, au sein d’une équipe de 7 personnes, vous assurez le secrétariat, l’accueil physique et téléphonique, la gestion et le traitement du courrier à l’arrivée et au départ du service.

En tant qu’assistante marchés publics, vous participez à la gestion administrative des marchés publics en liaison avec les autres services de la collectivité. Vous êtes en charge du suivi des procédures marchés publics et de leur exécution, vous participez à la mise en place et à la gestion d’outils de programmation et de planification des achats de la ville.

Vous saisissez les marchés et le suivi sur le logiciel CIRIL finances.

 

Missions

 

1) Gestion de l’activité des marchés publics :

- Etablir une liste des besoins en marchés publics des différents services et directions

- Préparer la liste annuelle des marchés publics passés pour le Conseil Municipal

- Gérer les outils de suivi de marchés (tableau pluriannuel, recensement prévisionnel, nomenclature achats…) et numéroter les marchés publics (tenue du registre)

- Suivre et appuyer la constitution des consultations des marchés publics

- Accompagner les services pour les consultations inférieures aux seuils des marchés publics
-  Apporter un appui aux agents des services opérationnels

- Gérer les mises en ligne et le suivi des consultations

- Réaliser les courriers aux entreprises et autres documents liés à la procédure (documents de CAO, décision du maire, courriers aux candidats retenus, non retenus, courriers de classement sans suite, courriers de notification, ordre de service…)

- Traiter les documents et les envoyer au contrôle de légalité via PASTELL,

- Assurer la gestion des dossiers : constitution, régularisation, transmission et archivage,

- Gérer le support de publication (Avis d’attribution et données essentielles)

 

 

2) Gestion de l’exécution des marchés :

 

- Assurer la saisie des marchés sur le logiciel finances.

- Accompagner la passation des avenants, les déclarations de sous-traitance autres événements en cours d’exécution

- Assurer le suivi des marchés publics via CIRIL Finances

 

3) Gestion du secrétariat du service

- Être en charge de l’accueil physique et téléphonique du service des moyens transversaux,

- Gérer l’agenda du responsable

- Gérer et traiter le courrier arrivée/départ et les parapheurs,

- Rédiger divers documents (courriers, notes, rapports pour conseil municipal)

- Suivre et participer en seconde ligne au suivi du budget du service

- Garantir la gestion du tableau des congés et autres documents transversaux utiles au SMT (organigramme, ordres de mission…)


4) Activités complémentaires (en cas d’absence des collègues du service) :

- Gérer en suppléance les réservations de matériel informatique et des salles de l’hôtel de ville,

- Assurer la fonction achat des fournitures de bureau, du mobilier et contrôler des factures correspondantes

 

Compétences requises :

- Connaissances en marchés publics,

- Connaissance du logiciel CIRIL et de la plateforme AWS,

- Rigueur et capacité d’organisation,

- Sens de l’initiative, esprit d’équipe, autonomie et capacité d’organisation.

- Maîtrise de l’outil informatique,

 

Comment postuler ?

Directement en cliquant sur le bouton Postuler en ligne 

   ou

Par courrier en envoyant lettre de motivation et CV avant le 4 juin 2022 à : Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines - 165 rue Ampère - 69140 RILLIEUX-LA-PAPE